Directrices para la consulta de expedientes y otros documentos.

 

1.      Consulta de expedientes por las partes involucradas:

 Las partes procesales de un expedientes deben presentar alguno de los siguientes documentos.  Cabe anotar que en cualquiera de los casos se debe verificar que no se encuentre vencido.

Si son costarricenses:

  • Cédula de identidad o
  • Pasaporte

Si son extranjeros:

  • Cédula de residencia
  • Permiso de ingreso al país

En todos los casos anteriores se debe verificar que el documento sea extendido por la autoridad competente y que su estado de conservación no se preste para confusiones. 

2.      Consulta de expedientes por parte de abogados. 

Se debe verificar:

  • Carné de abogado al día.

Verificación del nombre en la lista de abogados suspendidos. (Intranet- Servicios).

  • Si un abogado está suspendido, en su condición de Notario no se le pueden prestar expedientes. 

3.      Consulta de expedientes por particulares autorizados por alguna parte del expediente:

 El particular debe presentar nota de autorización de la parte del expediente, indicando expresamente el nombre y calidades de la persona que efectuará la consulta y los datos del expediente.

  • La nota, debe estar autenticada por un abogado. Se debe verificar su nombre en la lista de abogados suspendidos.  Preferiblemente la autenticación debe tener sello al menos de hule, de no tenerlo no se puede exigir.  Es suficiente con la debida identificación del abogado (nombre y número de carné). Ver circular Nº 38-2004 de la Secretaría de la Corte.
  • Las personas que se encuentran recluidas en centros penales, la autorización debe de traer el sello del centro penal y firmada por el Director del centro penitenciario, el nombre y calidades de la persona que efectuará la consulta y los datos del expediente. 

4.      Consulta de expedientes por parte de funcionarios del Ministerio Público, O.I.J. y  Defensa Pública. 

  • Carné de abogado al día. En este caso puede consultar cualquier expediente.
  • Si no es abogado, debe aportar autorización de la oficina en donde especifique los motivos de la consulta, expediente o documentos a consultar y datos de la persona autorizada. La autorización debe venir firmada y sellada por el jefe de la oficina, o en su defecto, por el Jefe del departamento respectivo.
  • En cualquier caso, se debe verificar el carné de abogado o carné de empleado judicial al día. En el caso de personal interino, se debe verificar en la oficina, o bien, en el Departamento de Personal si actualmente tiene nombramiento.  Es importante anotar en la boleta de solicitud del expediente: el nombre completo de la persona de Personal o de la oficina que brindó la información y el nombre completo de la persona que consultó, el cargo que ocupa y documento de identidad que presentó.
  • En caso de no traer la autorización, para no devolver al usuario hasta la oficina, se le puede pedir que la solicite la por fax y que posteriormente nos envíen el original por correo.

 5.      Consulta de documentación administrativa:

 Consultas por parte de personal de la oficina productora:

 Para consultas de documentación administrativa, es la oficina productora quien debe solicitar el documento (si fuese posible su envío por correo) de lo contrario, debe indicarse que debe venir un colaborador de la oficina productora, debidamente autorizado a efecto de consultar la documentación.  En caso que deba llevarse el documento a la oficina, el empleado debe traer la boleta de préstamo firmada, sellada y con la debida autorización (por ejemplo: Consulta de cheques de Financiero Contable).  Es importante verificar la presentación del carné del empleado que se apersona a retirar el documento. En caso de no traer la autorización, para no devolver al usuario hasta la oficina, se le puede pedir que solicite se la envíen por fax y que posteriormente envíen el original por correo. 

  • Consultas  de un particular (parte en el expediente administrativo): 

Se puede proceder a prestar alguno de estos documentos administrativos, si el solicitante (un particular parte en el documento) trae la autorización de la oficina productora en donde especifique sus calidades y se indique expresamente que puede consultar el documento (por ejemplo:  expedientes de la Inspección Judicial y Personal).  Estas disposiciones son emanadas por parte del Archivo Judicial, con el fin de evitar la fuga de información.

 6.      Consulta de expedientes por parte de estudiantes o personal de Instituciones Públicas:

 Estos, deben presentar nota de autorización que debe de estar firmada por el superior de la Universidad o Institución, en donde indique los fines de la consulta, calidades de la persona que realizará la investigación y expedientes a consultar con asuntos específicos.  En todos los casos, se debe verificar el documento de identidad que presente el usuario.

En el caso específico del I.N.S., hay una lista de personal autorizado, publicada en el Boletín Judicial  Nº 90 del 11-05-2005, aviso Nº 08-2005.

Para el efecto, cito los artículos  20 y 21 de la Ley del Registro y Archivos Judiciales, ley  Nº 6723. 

Artículo 20.- Los expedientes y documentos del Archivo tendrán carácter privado.  Solo podrán ser examinados por los abogados, los jefes o secretarios de las oficinas que se indican en el artículo 13, y por las partes interesadas en los procesos o diligencias que hayan motivado, así como por los estudiantes de derecho y otra personas con fines de investigación, cuando se acredite debidamente ese propósito. (La negrita no es del original). 

Artículo 21.- La Sección de Archivo sólo extenderá certificaciones, constancias, copias o fotocopias de los expedientes o documentos bajo su custodia, cuando sean solicitadas por las partes interesadas en los procesos o diligencias correspondientes, o por los abogados, así como por las autoridades e instituciones que señala el artículo 13 de esta ley.  Los estudiantes de derecho podrán obtener fotocopia de los expedientes para efectos de investigación. 

7.      Consulta de expedientes que no corresponden a la oficina de origen. 

  • Solicitudes por Intranet:

 Con el nuevo procedimiento de solicitudes por intranet, se pierde la firma del encargado del despacho y por tanto se da mayor facilidad para que personal autorizado para efectuar solicitudes,  realice “favores personales” pidiendo expedientes o documentación que no corresponde con las gestiones que realiza el despacho.  En casos que lo solicitado no concuerde con lo que usualmente pide el despacho, no se debe tramitar la solicitud, sino anotar de inmediato en observaciones (si el préstamo es por intranet) lo siguiente: Favor indicar el motivo de la solicitud y anotar el nombre del superior que autoriza la consulta pues, el expediente o documento solicitado no corresponde a ese despacho. Ejemplos: Oficinas administrativas que solicitan expedientes judiciales.  Ante duda, preguntar a Ricardo Williams o a esta jefatura. 

  • Solicitudes por (F 57): 

En el caso de solicitudes que ingresan por fórmula (F 57) y no corresponde tramitarlas,  se debe comunicar de inmediato por correo electrónico (Gloria Garita) a aquellos despachos que cuenten con este servicio a fin de agilizar el trámite. Con lo anterior,  evitamos que el despacho se entere muchos días después de la solicitud, del motivo por el cual no se tramitó (hasta que llegue la fórmula -F 57-  devuelta por correo interno). Los casos de solicitudes que no se tramitan y se deben comunicar de inmediato al despacho son: Solicitudes mal confeccionadas: falta de firma, falta de sello, partes no coinciden, o bien, el despacho solicitante usualmente no solicita ese tipo documental, secuestro del expediente y otros). Es importante enviar el correo electrónico con seguimiento, esto es:  –confirmar entrega del mensaje- y archivar una copia a fin de constatar que el despacho recibió la comunicación.

 8.      Consulta de expedientes y otra documentación sin datos de Remesa y Archivo. 

  • De estar a derecho para efectuar la consulta, se debe colaborar con la búsqueda de los  datos de ubicación del expediente, ya sea en el sistema informático y en casos extremos (que el despacho de origen no le pueda facilitar al usuario los datos requeridos) facilitar los inventarios correspondientes para que el usuario busque el expediente. 
  • Cuando la consulta requiere de mucho tiempo porque contempla varios años, varios despachos, u otros motivos, se debe asignar un encargado de la búsqueda e indicar en la boleta de solicitud el tiempo prudencial en que realizará la consulta manual y breve descripción del procedimiento a seguir, por ejemplo:  se debe revisar la totalidad de expedientes de una determinada remesa. Así mismo, se debe anotar el número telefónico del usuario, a fin de avisarle si la búsqueda resultó fructífera en menos  tiempo del establecido. 

9.      Consulta de expedientes de tránsito 

  • En estos casos si la consulta la hace el nuevo dueño del vehículo y no es parte del expediente,  debe aportar la autorización de un abogado para consultar el expediente, o bien, traer título de propiedad del vehículo, o certificación (el documento del Registro de Vehículos) en donde conste que es el nuevo propietario. 

10.  Que tipo de ayuda se debe brindar al público 

  • El personal del Archivo, solo está autorizado para facilitar expedientes y otros  documentos a las personas autorizas por ley. En los casos que las personas debidamente autorizadas no tengan los números de remesa y archivo, se debe ayudar a localizar los expedientes o documentos.  En ningún caso, se debe  recomendar u orientar respecto al trámite a seguir, ni mucho menos indicar que folios o partes del expediente debe fotocopiar o certificar. En casos en que el usuario tenga alguna duda de esa índole, se le debe indicar que consulte al despacho, o bien, a un abogado antes de solicitar las fotocopias.  La anterior disposición, se fundamenta en el artículo 9 de la Ley Orgánica del Poder Judicial, que al respecto indica. 

Artículo 9.- Se prohíbe a los funcionarios y empleados del Poder Judicial:

2. Facilitar o coadyuvar, en cualquier forma, para que personas no autorizadas por ley ejerzan la abogacía, o suministrarles a estas datos o consejos, mostrarles expedientes, documentos u otras piezas.

Será destituido de su cargo, el funcionario o empleado que incumpla lo establecido en los incisos 1) y 2) de este artículo. 

11. Consulta múltiple. 

  • Las personas que están autorizadas para efectuar este tipo de consulta, sea: por abogados, empresas, bancos o alguna institución, deben renovar las notas de autorización correspondientes cada tres meses, o bien, se puede pedir la renovación de la autorización en los casos que surja alguna duda fundada, por ejemplo: que la persona ya no labore para la institución o empresa, o bien, que el tipo de expedientes o documentos usualmente consultados varíe. 

12. Evitar los envíos de resoluciones o partes de un expediente por fax. 

  • Por regla general cuando solicitan envíos de resoluciones o sentencias por fax se debe indicar que lo correcto es el envío por correo interno, o bien, entrega del expediente por conocimiento.  Los procedimientos, son los siguientes: 

1. Envío del expediente el día siguiente (si está en San Joaquín) por correo interno. Para ello deben solicitarlo  por intranet, o bien, enviar la solicitud del expediente (F 57) por fax (posteriormente deben enviar la fórmula de solicitud por correo con la indicación que se tramitó por fax). 

2. Otra forma, es entregar el expediente por conocimiento siempre y cuando envíen a alguien autorizado por el despacho para retirarlo con la solicitud (F 57), si no pueden solicitarlo por intranet. Debe indicarse la forma correcta de llenar la fórmula para evitar atrasos innecesarios. 

  • Si aun con las alternativas anteriores, insisten en el envío por fax, deben pasar la llamada a esta jefatura o la secretaria, a fin de evaluar la situación específica.  En algunos casos muy aislados (que se muestre la verdadera urgencia del asunto) se puede pasar la parte del expediente que solicitan previo envío de una nota del despacho por fax en donde el Juez justifique la solicitud. En este caso, se debe verificar que la nota esté debidamente sellada y firmada por el juez, también se debe verificar el número de fax de procedencia. 

En ningún caso, se deben pasan expedientes completos por fax.  Ver circular Nº 12-2004 de la secretaría de la Corte. 

Por otra parte, por ninguna razón se debe dar información por teléfono sobre el contenido de un expediente. Nuestra función es clara en el sentido que nos corresponde custodiar y facilitar a personas autorizadas por ley, la documentación que custodiamos, no nos corresponde dar información sobre el contenido de un expediente o trámites a realizar. 

13. Solicitud de verificación de partes procesales en un expediente: 

  • Cuando solicitan verificar que alguna persona figura como parte en un expediente se pueden indicar los datos consignados en la carátula del expediente o formulación de la demanda, (nombre completo y número de cédula). No se debe dar información el contenido del expediente. En los casos que los usuarios soliciten un expediente para este efecto (por lo general para trámites bancarios), una vez que se corrobore que el número de cédula no coincide con el del solicitante, se debe autorizar únicamente las fotocopias de la carátula y de la demanda, para que constate que se trata de otra persona. Por ningún motivo se puede autorizar fotocopiar el expediente completo pues, la persona no es parte procesal de este.

Otro sitio de interes:

http://exiliados.org/foro/index.php?topic=339.0

 

 

About these ads

Deja un comentario

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

Seguir

Recibe cada nueva publicación en tu buzón de correo electrónico.

A %d blogueros les gusta esto: